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En estos tiempos de crisis, qué resultados puedo
obtener informatizando mi empresa o instalando una solucion
basada en software ?.
Crisis es oportunidad.No se trata de un slogan;se trata
de una realidad. En épocas de crisis, las alternativas
económicas se salen de madre,y es necesario contar
con creatividad decisoria a la hora de fijar los nuevos
rumbos que debe tomar su empresa .Se trata de algo muy
simple; la realidad no es la habitual, ha cambiado,
por lo que no se pueden mantener el mismo nivel de decisiones.
Como todo diagnóstico, primero precisa relevar
datos para saber dónde está parado,y de
allí en más, actuar. La realidad argentina
es muy difícil (especialmente ahora,por el efecto
tango), pero usted y su empresa pueden demostrar su
capacidad de maniobrar, de ser "piloto de tormentas"
ante un cuadro cada vez más dificultoso de sortear.Por
ello, establezca su cuadro de situación partiendo
de las siguientes bases que pasamos a ennumerar.
Su empresa tiene dos frentes:el interno, organizativo,
administrativo, y el externo, el público y comercial.
Para sobrevivir y crecer, debe actuar en ambos frentes.
El frente interno: la organización. La mayoria
de las pymes sufren de carencias decisorias e informativas
debido a que, por naturaleza, se tratan de organizaciones
familiares.El olfato de negocios de los dueños
fundadores puede haber construido las bases y cimentado
la empresa, pero quedan cortos a la hora de crecer o
expandirse. Además se tratan de empresarios acostumbrados
a lidiar con situaciones constantes (buenas o malas)
y no con realidades económicas volátiles.
Primero: infórmese y capacítese. El nivel
decisorio debe profesionalizarse,si usted posee una
estructura considerable, o al menos nutrirse de amplia
información de realidades y herramientas, si
se trata de una pyme unipersonal o de estructura mínima.
Usted debe saber que alternativas de comercialización
hay en mercado, si internet es una alternativa viable
para su negocio,si debe contratar asesores, gerentes
profesionales o debe cursar seminarios.Espíe
a la competencia, vea lo que están haciendo y
evalúelo (no siga ciegamente los mismos rumbos).
Tenga referentes; tanto un economista como un empresario
amigo pueden darle puntos de vista sobre la realidad
y, sobre todo,tomar sus visiones de futuro para saber
como actuar.
Segundo: vea como funciona su empresa administrativamente.
Cualquier empresa se basa en una piramide de decisiones
de tres niveles:
- el más bajo,que está en la base y es
el más amplio, es el nivel operativo.Los vendedores,
promotores, el mostrador, aún la fábrica,
son la base de la empresa y de la cual están
en contacto directo con la realidad. Ellos saben lo
que dice la calle, lo que piden sus clientes,lo que
precisa el público,el manejo comercial que están
efectuando ahora; la necesidad de material, de recursos,
las dificultades de operación y fabricación.
Esta información debe llegar a usted para evaluar
y tamizar los datos que realmente le interesan, ya que
puede venir viciada con intereses sectoriales. Pero
no debe descartarla en absoluto.
- el nivel medio, administrativo y organizativo, que
encauza la información no solo para cumplir con
los requerimientos legales y contables; tambien genera
reportes y estadisticas para los niveles decisorios
y gerenciales. Tanto el nivel bajo como el intermedio
se guian por procedimientos administrativos, ya sea
un manual escrito o por usos y costumbres dados sobre
la marcha. Allí es donde fallan enormemente las
pymes; muchas veces existe un exceso de controles y
papeleos para generar reportes inútiles o que
son imposibles de interpretar por la gerencia. A su
vez,esa informacion (respaldada por un sistema de archivos)
suele estar mal clasificada. Generar un nuevo reporte
es lento y penoso, navegando en mares de papeles. Allí
es donde entra la parte informática: si usted
posee la información almacenada en una base de
datos puede extraerla mediante reportes propios del
sistema, acceder a la base con otros utilitarios (excel,
access, etc), o si por el tipo de actividad usted posee
distintos sistemas para los distintos sectores (esto
sucede cuando las actividades comerciales son muy específicas
y no se puede integrar todo en un único sistema,
a menos que sea una solucion parametrizada o un software
a medida), utilizar las denominadas herramientas OLAP
o minería de datos; usted genera un informe previo
y le indica a la herramienta, de dónde y de qué
sistemas debe tomar cada cosa para mancomunar un reporte
- el nivel alto o decisorio: si bien recibe informacion
tamizada por el nivel intermedio, es aconsejable tener
conductos por fuera de las vias formales, para que la
gerencia acceda a tomar muestreos de informacion de
los niveles intermedios y operativos o inferiores. Esto
se traduce desde eventuales reuniones con vendedores,
con fabrica, hasta los mentados buzones de sugerencias.
Es tomar muestras de información de primera mano
para saber como funciona efectivamente la realidad.
Recuerde que en una empresa mediana a grande, el gerente,
dueño o asamblea solo tiene la visión
que le dan los papeles y reportes de administración.
Es decir, hay que saber que no todo se circunscribe
a un mundo de números. Por ello, también
debe implementar elementos de auditoría, para
chequear la veracidad de reportes, y sobre todo, de
transmisión de datos de un nivel a otro.
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A su vez, debe considerar que en su empresa se dan dos
tipos de modelos de organización: la formal y la
informal. La formal, la pirámide antes expresada,
la que figura en los manuales de procedimiento, es (sin
sonar despectivo) la burocracia u organizacion por trámites
y papeleos: quién puede autorizar qué, canales
para ventas y compras, responsables. Pero sobre ella existe
una más importante aún, la denominada informal,
que se basa en las relaciones personales entre encargados
de sector, empleados, dueños, operadores. Basado
en interrelaciones, es en realidad el verdadero sustento
de la autoridad, pues se basa en la opinión formada
de unos respecto a otros, y en el respeto que cada uno
genera. Esto pasa por ejemplo, cuando en una empresa el
capataz de fábrica, por ejemplo, tiene una mejor
imagen que el gerente de fábrica, ya que uno puede
ser un denominado paracaidista (un gerente profesional
puesto a cargo), respecto a un obrero especializado elegido
para el puesto por autoridad, capacidad y antigüedad.
La guía es la organización formal, pero
nunca deje de observar la organización informal,
pues alli es donde se encuentran referentes para decisiones.
En ese sentido, una empresa suele asemejarse a una organización
de tipo político, pues suele suceder que a veces
las decisiones son tomadas, no por ser la del dueño
ni ser la mejor, pero sí por ser la más
consensuada, o acordada entre sectores.Esto se ve en empresas
que tienen un sector fabril.
Es muy posible que si usted posee una micropyme, la
piramide se reduzca a dos niveles o a uno solo, si el
dueño opera / vende / contabiliza. Pero ilustra
la división de tareas que se precisa para el
análisis y para saber donde atacar.
Tercero:disminuya tiempos y costos. Antigüedad es
experiencia y confiabilidad. Reducción de costos
mediante reducción de personal antiguo no siempre
es lo mejor. Tampoco son aconsejables, pues como vimos,
la organización informal se deteriora. Por ello,
antes de tomar decisiones apresuradas, debe decidir un
cambio. La informatización es el cambio. Y todos
los cambios generan reacción, pero llevan a la
capacitación y a la especialización. Y la
informatización es hacer eficiente sus circuitos
administrativos. Por ello antes de plantear reducciones
en personal, plantee a priori el modelo de empresa y de
eficiencia que desea incorporar a su actividad,y en base
a ello,piense en quienes cuadran mejor en ese modelo.
Sus empleados pueden ganar en conocimientos y crecimiento
personal, y usted en tener una dotación mejor entrenada.
Por ello hay que pensar en el fin más que en los
medios. A su vez, la informatización reduce tiempos,
con lo cual puede tener tiempo de personal disponible
para otras tareas o proyectos a probar. A su vez, muchas
veces las empresas prueban con el outsourcing: delegan
tareas en consultoras o estudios externos que, mediante
un abono,se encargan del procesamiento de tareas pesadas,
como sucede con el caso de la liquidación de sueldos,
por ejemplo. Esto disminuye a veces costos fijos, pero
lleva a una dependencia de profesionales externos. Y solo
es aconsejable cuando la implementacion de una solucion,
o del personal es superior al de contratar un servicio
externo, que ya disponen de personal entrenado y con software
ya debidamente amortizado.
El frente externo:la cadena de comercialización.
Su empresa frente a los demás, al público
y a los clientes. Su empresa dispone de un nombre, y
ello contablemente se trata de un bien intangible. Es
decir, tiene un valor. Una PC clon tiene el mismo valor
de imagen frente al público que una PC de marca
?. No. Porque en la última hay una tradicion,
antecedentes, prestigio,... el valor del nombre, ya
en el producto o en el nombre de la firma. Ello se traduce
en un mayor valor y reconocimiento de marca. No significa
que el clon sea malo, pero se trata de productos armados
por empresas carentes de nombre o tradicion en el mercado
informático. Lo mismo pasa con su empresa y con
sus productos.
Por un lado, por su empresa, puede atacar mediante
las llamadas campañas institucionales. Esto representa
vender una garantía a lo que usted ofrece, de
respaldo y servicio (un gran valor especialmente en
estos tiempos de crisis de credibilidad y confianza).
Usted es confiable y está detrás de sus
productos. Esto se puede hacer mediante campañas
pubblicitarias institucionales, o mediante algo más
económico y permanente que es un sitio web.
No todos los sitios web son comerciales, porque no
todos los productos pueden venderse a través
de internet. Pero establece una presencia de empresa
y nombre, como pasa con varias firmas, donde explican
los orígenes de la empresa, y los avales que
el nombre da a sus productos. Mostrando fotos y textos
de como produce, comercializa o atiende, brinda imagen
de empresa. Si su micropyme es una fábrica de
pastas, quizás un sitio web no le sirva demasiado,
a menos que usted piense en distribuir pastas, con lo
cual le da información e imagen frente a posibles
clientes,revendedores y proveedores. Allí entra
el sitio web como servicio, además de publicidad,
ya que brinda información técnica de productos,
y también puede proveer canales de acceso de
posibles revendedores / clientes mediante formularios
(hacer accesible el integrarse al circuito comercial
de su empresa).
En el caso de productos, un sitio web puede ayudar
a descongestionar el circuito comercial de la toma de
pedidos. Ya estamos hablando de integrar sitio + sistema
de gestión, o sea una solución integral.
En este caso, el cliente puede consultar stock y disponibilidad
de productos, y generar los pedidos pertinentes. Con
la ventaja que el sitio web funciona en piloto automático
los 365 dias del año las 24 horas. Esa es la
ventaja de internet: el de tener una vidriera permanente.
Con estas herramientas usted puede combinar y crear:
su sitio puede ser su pizarrón de ofertas; puede
utilizar técnicas de marketing, como obtener
puntaje canjeable mediante montos de compra, el uso
de sistemas cliente - fidelidad, utilizar happy hour
para generar picos de venta entre horas; mesas de oferta
virtuales; descuentos a clientes más antiguos.
Hacer planes promocionales con mejor financiación
y descuento para los productos de menor salida. Y si
su empresa es de servicios, combinar entre ellos para
hacer paquetes permanentes o temporales, a menor precio
que contratándolos por separado.
Mayor servicio por menos no es pérdida; posteriormente
redundará en beneficio, porque alimenta el llamado
circuito de referencias, el "boca a boca",
publicidad gratuita hecha por los mismos clientes que
su empresa y productos son garantía de confiables.
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