En estos tiempos de crisis, qué resultados puedo obtener informatizando mi empresa o instalando una solucion basada en software ?.

Crisis es oportunidad.No se trata de un slogan;se trata de una realidad. En épocas de crisis, las alternativas económicas se salen de madre,y es necesario contar con creatividad decisoria a la hora de fijar los nuevos rumbos que debe tomar su empresa .Se trata de algo muy simple; la realidad no es la habitual, ha cambiado, por lo que no se pueden mantener el mismo nivel de decisiones. Como todo diagnóstico, primero precisa relevar datos para saber dónde está parado,y de allí en más, actuar. La realidad argentina es muy difícil (especialmente ahora,por el efecto tango), pero usted y su empresa pueden demostrar su capacidad de maniobrar, de ser "piloto de tormentas" ante un cuadro cada vez más dificultoso de sortear.Por ello, establezca su cuadro de situación partiendo de las siguientes bases que pasamos a ennumerar.

Su empresa tiene dos frentes:el interno, organizativo, administrativo, y el externo, el público y comercial. Para sobrevivir y crecer, debe actuar en ambos frentes.

El frente interno: la organización. La mayoria de las pymes sufren de carencias decisorias e informativas debido a que, por naturaleza, se tratan de organizaciones familiares.El olfato de negocios de los dueños fundadores puede haber construido las bases y cimentado la empresa, pero quedan cortos a la hora de crecer o expandirse. Además se tratan de empresarios acostumbrados a lidiar con situaciones constantes (buenas o malas) y no con realidades económicas volátiles.

Primero: infórmese y capacítese. El nivel decisorio debe profesionalizarse,si usted posee una estructura considerable, o al menos nutrirse de amplia información de realidades y herramientas, si se trata de una pyme unipersonal o de estructura mínima. Usted debe saber que alternativas de comercialización hay en mercado, si internet es una alternativa viable para su negocio,si debe contratar asesores, gerentes profesionales o debe cursar seminarios.Espíe a la competencia, vea lo que están haciendo y evalúelo (no siga ciegamente los mismos rumbos). Tenga referentes; tanto un economista como un empresario amigo pueden darle puntos de vista sobre la realidad y, sobre todo,tomar sus visiones de futuro para saber como actuar.

Segundo:vea como funciona su empresa administrativamente. Cualquier empresa se basa en una piramide de decisiones de tres niveles:

- el más bajo,que está en la base y es el más amplio, es el nivel operativo.Los vendedores, promotores, el mostrador, aún la fábrica, son la base de la empresa y de la cual están en contacto directo con la realidad. Ellos saben lo que dice la calle, lo que piden sus clientes,lo que precisa el público,el manejo comercial que están efectuando ahora; la necesidad de material, de recursos, las dificultades de operación y fabricación. Esta información debe llegar a usted para evaluar y tamizar los datos que realmente le interesan, ya que puede venir viciada con intereses sectoriales. Pero no debe descartarla en absoluto.

- el nivel medio, administrativo y organizativo, que encauza la información no solo para cumplir con los requerimientos legales y contables; tambien genera reportes y estadisticas para los niveles decisorios y gerenciales. Tanto el nivel bajo como el intermedio se guian por procedimientos administrativos, ya sea un manual escrito o por usos y costumbres dados sobre la marcha. Allí es donde fallan enormemente las pymes; muchas veces existe un exceso de controles y papeleos para generar reportes inútiles o que son imposibles de interpretar por la gerencia. A su vez,esa informacion (respaldada por un sistema de archivos) suele estar mal clasificada. Generar un nuevo reporte es lento y penoso, navegando en mares de papeles. Allí es donde entra la parte informática: si usted posee la información almacenada en una base de datos puede extraerla mediante reportes propios del sistema, acceder a la base con otros utilitarios (excel, access, etc), o si por el tipo de actividad usted posee distintos sistemas para los distintos sectores (esto sucede cuando las actividades comerciales son muy específicas y no se puede integrar todo en un único sistema, a menos que sea una solucion parametrizada o un software a medida), utilizar las denominadas herramientas OLAP o minería de datos; usted genera un informe previo y le indica a la herramienta, de dónde y de qué sistemas debe tomar cada cosa para mancomunar un reporte

- el nivel alto o decisorio: si bien recibe informacion tamizada por el nivel intermedio, es aconsejable tener conductos por fuera de las vias formales, para que la gerencia acceda a tomar muestreos de informacion de los niveles intermedios y operativos o inferiores. Esto se traduce desde eventuales reuniones con vendedores, con fabrica, hasta los mentados buzones de sugerencias. Es tomar muestras de información de primera mano para saber como funciona efectivamente la realidad. Recuerde que en una empresa mediana a grande, el gerente, dueño o asamblea solo tiene la visión que le dan los papeles y reportes de administración. Es decir, hay que saber que no todo se circunscribe a un mundo de números. Por ello, también debe implementar elementos de auditoría, para chequear la veracidad de reportes, y sobre todo, de transmisión de datos de un nivel a otro.

A su vez, debe considerar que en su empresa se dan dos tipos de modelos de organización: la formal y la informal. La formal, la pirámide antes expresada, la que figura en los manuales de procedimiento, es (sin sonar despectivo) la burocracia u organizacion por trámites y papeleos: quién puede autorizar qué, canales para ventas y compras, responsables. Pero sobre ella existe una más importante aún, la denominada informal, que se basa en las relaciones personales entre encargados de sector, empleados, dueños, operadores. Basado en interrelaciones, es en realidad el verdadero sustento de la autoridad, pues se basa en la opinión formada de unos respecto a otros, y en el respeto que cada uno genera. Esto pasa por ejemplo, cuando en una empresa el capataz de fábrica, por ejemplo, tiene una mejor imagen que el gerente de fábrica, ya que uno puede ser un denominado paracaidista (un gerente profesional puesto a cargo), respecto a un obrero especializado elegido para el puesto por autoridad, capacidad y antigüedad. La guía es la organización formal, pero nunca deje de observar la organización informal, pues alli es donde se encuentran referentes para decisiones. En ese sentido, una empresa suele asemejarse a una organización de tipo político, pues suele suceder que a veces las decisiones son tomadas, no por ser la del dueño ni ser la mejor, pero sí por ser la más consensuada, o acordada entre sectores.Esto se ve en empresas que tienen un sector fabril.

Es muy posible que si usted posee una micropyme, la piramide se reduzca a dos niveles o a uno solo, si el dueño opera / vende / contabiliza. Pero ilustra la división de tareas que se precisa para el análisis y para saber donde atacar.

Tercero:disminuya tiempos y costos. Antigüedad es experiencia y confiabilidad. Reducción de costos mediante reducción de personal antiguo no siempre es lo mejor. Tampoco son aconsejables, pues como vimos, la organización informal se deteriora. Por ello, antes de tomar decisiones apresuradas, debe decidir un cambio. La informatización es el cambio. Y todos los cambios generan reacción, pero llevan a la capacitación y a la especialización. Y la informatización es hacer eficiente sus circuitos administrativos. Por ello antes de plantear reducciones en personal, plantee a priori el modelo de empresa y de eficiencia que desea incorporar a su actividad,y en base a ello,piense en quienes cuadran mejor en ese modelo. Sus empleados pueden ganar en conocimientos y crecimiento personal, y usted en tener una dotación mejor entrenada. Por ello hay que pensar en el fin más que en los medios. A su vez, la informatización reduce tiempos, con lo cual puede tener tiempo de personal disponible para otras tareas o proyectos a probar. A su vez, muchas veces las empresas prueban con el outsourcing: delegan tareas en consultoras o estudios externos que, mediante un abono,se encargan del procesamiento de tareas pesadas, como sucede con el caso de la liquidación de sueldos, por ejemplo. Esto disminuye a veces costos fijos, pero lleva a una dependencia de profesionales externos. Y solo es aconsejable cuando la implementacion de una solucion, o del personal es superior al de contratar un servicio externo, que ya disponen de personal entrenado y con software ya debidamente amortizado.

El frente externo:la cadena de comercialización. Su empresa frente a los demás, al público y a los clientes. Su empresa dispone de un nombre, y ello contablemente se trata de un bien intangible. Es decir, tiene un valor. Una PC clon tiene el mismo valor de imagen frente al público que una PC de marca ?. No. Porque en la última hay una tradicion, antecedentes, prestigio,... el valor del nombre, ya en el producto o en el nombre de la firma. Ello se traduce en un mayor valor y reconocimiento de marca. No significa que el clon sea malo, pero se trata de productos armados por empresas carentes de nombre o tradicion en el mercado informático. Lo mismo pasa con su empresa y con sus productos.

Por un lado, por su empresa, puede atacar mediante las llamadas campañas institucionales. Esto representa vender una garantía a lo que usted ofrece, de respaldo y servicio (un gran valor especialmente en estos tiempos de crisis de credibilidad y confianza). Usted es confiable y está detrás de sus productos. Esto se puede hacer mediante campañas pubblicitarias institucionales, o mediante algo más económico y permanente que es un sitio web.

No todos los sitios web son comerciales, porque no todos los productos pueden venderse a través de internet. Pero establece una presencia de empresa y nombre, como pasa con varias firmas, donde explican los orígenes de la empresa, y los avales que el nombre da a sus productos. Mostrando fotos y textos de como produce, comercializa o atiende, brinda imagen de empresa. Si su micropyme es una fábrica de pastas, quizás un sitio web no le sirva demasiado, a menos que usted piense en distribuir pastas, con lo cual le da información e imagen frente a posibles clientes,revendedores y proveedores. Allí entra el sitio web como servicio, además de publicidad, ya que brinda información técnica de productos, y también puede proveer canales de acceso de posibles revendedores / clientes mediante formularios (hacer accesible el integrarse al circuito comercial de su empresa).

En el caso de productos, un sitio web puede ayudar a descongestionar el circuito comercial de la toma de pedidos. Ya estamos hablando de integrar sitio + sistema de gestión, o sea una solución integral. En este caso, el cliente puede consultar stock y disponibilidad de productos, y generar los pedidos pertinentes. Con la ventaja que el sitio web funciona en piloto automático los 365 dias del año las 24 horas. Esa es la ventaja de internet: el de tener una vidriera permanente.

Con estas herramientas usted puede combinar y crear: su sitio puede ser su pizarrón de ofertas; puede utilizar técnicas de marketing, como obtener puntaje canjeable mediante montos de compra, el uso de sistemas cliente - fidelidad, utilizar happy hour para generar picos de venta entre horas; mesas de oferta virtuales; descuentos a clientes más antiguos. Hacer planes promocionales con mejor financiación y descuento para los productos de menor salida. Y si su empresa es de servicios, combinar entre ellos para hacer paquetes permanentes o temporales, a menor precio que contratándolos por separado.

Mayor servicio por menos no es pérdida; posteriormente redundará en beneficio, porque alimenta el llamado circuito de referencias, el "boca a boca", publicidad gratuita hecha por los mismos clientes que su empresa y productos son garantía de confiables.