El primer paso : la integración total de la información de la empresa en un solo sistema

Los sistemas ERP pueden tener una configuración modular, con lo cual cada empresa adquiere las funcionalidades del software que su organización precisa para armar el circuito administrativo de la información interna de la misma. Pero una característica fundamental es que los módulos del sistema trabajan sobre una única base de datos, en vez de ser porciones separadas independientes que se complementan o unifican en un proceso posterior. Cada ingreso de información actualiza la base de datos central con lo cual dichos datos quedan disponibles para todos. Esto involucra un proceso de división de tareas (y asignación de responsables) ya que los datos de cada sector contribuyen a formar un escenario real y al instante de lo que sucede en la empresa.

Obviamente no todos los sistemas de gestión de base única de datos son software ERP. Existen otras particularidades.

La integración total de la operatoria de la empresa en un solo sistema

Con un sistema ERP no existen software complementarios. El sistema de gestión central abarca todas las funciones operativas posibles de la labor diaria, con lo cual la empresa se maneja con un programa único.

La idea no es sólo operar sin "islas" informativas, sino también establecer un método de trabajo uniforme. De ese modo la empresa se alinea informativa y organizativamente tras la columna vertebral que supone el software ERP. Asignando metodologías de información centralizadas, identificando responsables y manteniendo toda la operatoria comercial dentro del sistema.

Auditoría y trazabilidad

Con un sistema central y unificado de información, es posible identificar información errónea, responsables de dichos datos, así como historiales de operaciones. El sistema ERP entonces apunta tanto al aspecto interno como externo de la empresa, con lo cual es un paso fundamental en organizaciones que desean implementar normas de calidad como ISO. Ante cualquier tipo de inconveniente (interno o externo) es posible seguir la historia de los procedimientos que dieron lugar al problema, hasta dar con las partes involucradas. Desde un procesamiento incorrecto de información hasta la solución del reclamo de un cliente por problemas de calidad con un producto.

Los sistemas ERP están pensados tanto para empresas de retail como para industrias. Si bien en la gestión de producción los controles son más evidentes y estrictos, la trazabilidad de responsabilidades es igualmente aplicable en actividades de reventa.

Sistema flexible

Debido a que está pensado como sistema único para la empresa, un software ERP se trata en realidad de una vasta herramienta informática que precisa ser adaptada al circuito administrativo de la empresa. Los sistemas ERP contienen extensos paneles de control en los cuales se parametriza el funcionamiento del programa de acuerdo a los circuitos informativos que requiere la empresa. Con lo cual un programa ERP puede ser adaptado con facilidad para empresas de diferentes actividades comerciales sin esfuerzo, simplemente realizando la configuración del panel de control que adapte sus funcionalidades.

Software analítico

Pero su característica más destacada es su capacidad analítica. Es un software pensado para análisis y planeamiento. Ya que la información diaria se encuentra controlada, procesada y depurada, el sistema ERP la manipula de acuerdo a los requerimientos de los usuarios para brindar panoramas generales y particulares sobre el rendimiento de la empresa. Reportes condensados y detallados, proyecciones, gráficas comparativas son algunos de los instrumentos que el ERP utiliza para mostrar realidades ocultas en la perfomance empresarial diaria.

No es necesario tener una capacidad profesional (o gerencial) para interpretar la información analítica de un sistema ERP. Los reportes y estadísticas son abundantes y maleables, de modo de que el usuario configure los filtros y ordenamiento de información como desee. El tema es saber qué es lo que uno busca para analizar.

La variedad de reportes es muy extensa. Sean reportes históricos, benchmarking o tendencias a futuro, un sistema ERP es el mejor aliado para detectar inconsistencias comerciales como productos que han bajado el rendimiento, zonas comerciales parcialmente explotadas, procesos de compra y administración de stocks no suficientemente depurados, etc. Vale decir muestra la realidad, la proyecta y permite administrarla y planearla.

Los casos más evidentes son los de las empresas industriales, pero el mismo criterio es aplicable en los diferentes sectores de otras organizaciones. Ver los recursos de la empresa a un determinado momento, compararlos con su capacidad para satisfacer la demanda, ejecutar los procedimientos intermedios para cumplirla, distinguir las fallas y trabas que la operatoria diaria detalla (ineficiencias, errores de control, insumos excesivos de tiempo y recursos materiales y humanos, etc). Todo buen sistema ERP dispone de un módulo de gestión de producción, conocido como software MRP (Manufacturing Resource Planing, o planeamiento de recursos de fabricación).

¿Su empresa precisa un software ERP?

Los sistemas ERP superan en capacidades a los sistemas de gestión comercial standard. Son más potentes y flexibles en su adaptación a las diferentes operatorias comerciales existentes, y disponen de herramientas análiticas extensas y detalladas. Mientras que una suite de gestión sólo cumple con la operatoria básica comercial y genera listados informativos o que los requerimientos fiscales especifican, un sistema ERP va más allá y apunta al manejo estratégico de la empresa sobre información cierta al día de hoy, proyectada al futuro o basada en rastreos históricos. Es una herramienta decisoria imprescindible para la gestión gerencial. Posee controles más eficientes del manejo de la información, y la manipula de acuerdo a los requerimientos analíticos de los usuarios privilegiados del sistema - los cuadros decisorios, el plantel estratégico que comanda la empresa -. De este modo un software ERP termina por transformarse en una auténtica herramienta de crecimiento para la empresa.