Suele ocurrir que en determinadas actividades o rubros comerciales e industriales, estas abarcan tamaña complejidad que no pueden integrarse dentro de un software de gestión standart. No todas las actividades de retail ni todas las actividades productivas pueden ser comprendidas dentro de los cánones de un sistema enlatado. En dichos casos, se plantea el dilema de recurrir a enlatados extranjeros o plantear un desarrollo integral o parcial con una empresa nacional. También ocurre que el sistema que se usa en la actualidad es complementado por infinidad de planillas de cálculo y bases de datos externas, intentando remedar lo que la gestión principal no abarca. Pero cuál es la mejor decisión ?. Eso lo veremos en este artículo.

El problema de ser especial

Existen dos posibilidades por la cual su actividad no puede ser comprendida en los standares de los llamados sistemas de gestión enlatados: a) su actividad es muy novedosa b) su actividad no es novedosa pero participa de un circuito administrativo "sui generis". En ambos casos suele suceder que:

existen procesos internos de control que no entran dentro de las opciones de menú de su sistema de gestión actual, o de los sistemas de gestión standart existentes en plaza;

la facturación involucra tal grado de complejidad (por ejemplo, varios grados de comision para distintos vendedores de un mismo artículo, infinidad de impuestos y tasas que superan la capacidad del software facturador, "enganches" de un artículo con una serie de articulos / servicios / controles, etc) que se usa el sistema de facturación en su modo más sencillo. Es decir, se termina por "escribir" el texto de lo que se va a facturar y calcular el importe por medio externo al sistema. El software queda de adorno, como una máquina de escribir algo más eficiente que la real y que solo sirve para imprimir el comprobante

existen informes y comprobantes de uso interno que no están contemplados en el software de gestion actualmente en uso.

Partiendo de estas premisas, podemos concluir que el software de gestión termina resultando en un elemento decorativo; la mínima y necesaria parte de comprobantes legales se emiten por él, pero le falta la mayoría de información (especialmente, la de los comprobantes internos). En definitiva: los informes de nuestro software administrativo son basura, ya que le faltan la mayoría de datos que no interesan, al no poder procesarse en él.

Lo fundamental: la unidad de la información

Partamos de la siguiente premisa: la información debe ser única. Duplicar información es correr riesgos y posibilitar errores. Las peores medidas que se pueden tomar en estos casos es complementar al software de gestión con un batallón de planillas de cálculo y sistemitas pequeños. Su información es dinero y no puede estar diseminada en distintas PCs... Y si un día falla una de ellas por un virus?. Intentar reconstruir ese rompecabezas a través de backups... Es una idea espeluznante, no?

Es decir, uno puede utilizar planillas de calculo y sistemas complementarios pero... uno o dos. Las planillas son excelentes en cuanto análisis, por ejemplo, en un departamento contable que disecciona movimientos históricos. Pero para una actividad de carga diaria, para facturar o para liquidar sueldos, no sirven !. Se crearon como complemento, tienen capacidades limitadas, pero nunca pueden reemplazar un sistema principal. Y si lo hacen, es porque tenemos serios problemas. Especialmente si el 50% de mi circuito administrativo es llevado por afuera del sistema de gestión principal.

Pero qué hacer?

Cuando llegamos a dicho punto, es cuando debe estallar la revolución. Debemos plantear una nueva forma de hacer las cosas. Pero cómo?

Primero, investigue en las capacidades de su software de gestión actual. Se trata de una herramienta que,al fin de cuentas, actúa como una navaja suiza: uno le da el uso que le quiere dar. Por ejemplo, su software actual no lleva artículos con número de serie... pero quizás lleve artículos importados; como los mismos se identifican con un número de partida, es posible utilizar esa alternativa para cargar, controlar y facturar seriados. Suelo contar entre los casos que he asesorado, el de un estanciero que deseaba controlar el costo de cada una de las vacas de su hacienda. Cómo ?. Utilizando un software de gestión industrial. Cada vaca es un producto, y lo que coman (así como remedios y complementos) o consuman hoy, se va cargando como materia prima a dicho producto. La orden de fabricación de dicho producto terminará... cuando faenen la vaca.

Investigue los comprobantes que maneja su software. Quizás no tenga vendedores, y no precise notas de pedido... pero éstas le pueden servir quizás como pedidos internos, como control de reclamos... porque quedan cargados dentro del sistema y son mensurables a través de informes.

Si su software es multiempresa, quizás pueda solucionar parte de las cosas creando una empresa paralela, y utilizando comprobantes en dicha empresa de forma distinta a la convencional. Esto también le puede servir si su soft le permite después consolidar la información de ambas empresas.

Pero muchas veces aún así, los resultados terminan siendo artificiales en extremo, y los datos trabajosos de cargar, operar y filtrar. Si aún es así, debemos pasar a cirugía mayor.

Empezando de cero

Antes de lanzar todo por la borda, debe sondear a su proveedor de software de gestión, si éste es posible de ser ampliado / remodelado. En general, la mayoría de empresas MODERNAS aceptan el armado de modificaciones parciales con un mayor o menor costo. Desde el punto de vista del proveedor, esto le habilita la posibilidad de incorporar novedades a su standart y tentar nuevos mercados / potenciales clientes. Otros, en cambio, basados en arcaicas estructuras y absoluto desprecio por el cliente, pueden negarse incluso hasta cambiarle una coma a un informe de su sistema. Sepa por un lado, que usted no es el único cliente; y usted debe investigar si lo que pide es razonable; pero por el otro, sepa también que una empresa de software es ante todo una empresa de servicios. Y que deben atender al cliente, especialmente si el pedido les va a dejar un rédito monetario.

Consiga a toda costa el presupuesto de esa modificación. Cueste $1 o $ 1 millón, es su parámetro para lo que se llama "costo de oportunidad". Este es el costo de su opcion actual; ahora debe evaluar las alternativas.

alternativa 1: construir un sistema desde cero. Definitivamente es la peor opción y el último recurso al cual llegar. Los programas a medida son caros, lentos de desarrollo,.. como usted es el primer usuario de dicho sistema, fallará con seguridad. Llevará meses ajustarlo, corregir errores... y mientras su empresa sigue andando, sus datos reales estan en un software no lo suficientemente probado ni estable, el programador no siempre estará disponible (también tiene otros clientes, salvo que lo tenga con grilletes encarcelado en su empresa), y se entra en una rueda de desgaste permanente usuario - programador. Ah!. Y el programador, una vez terminado, tiene un producto listo para vender... cuyo costo de desarrollo lo pagó usted.

alternativa 2: conseguir un enlatado extranjero. Existen excelentes soluciones integrales en el exterior, o sistemas específicos para su actividad pero 1) el costo del dolar ha cuadriplicado el costo de dichos productos 2) si está en otro idioma, duplicará o triplicará el tiempo en implementarlo 3) aún estando en español, el soporte técnico local es un desastre. Por qué?. Porque los programadores / creadores de dicho soft están en otro país !. El caso de utilitarios como procesadores de texto y planillas de cálculo (y cualquier otro soft que no sea gestion... sistemas operativos, lenguajes...) es la excepción porque se encuentran diseñados en lenguajes realmente estables y probados (C+, assembler).Los sistemas de gestión, en cambio, son de carga intensa; operan multitud de archivos y datos simultáneamente, abriendo y cerrando documentos. Como si fuera una máquina de mucho desgaste, tendrán fallas en algún momento. Se imagina llamando por soporte técnico a Perú o España, porque esa falla solo se la puede resolver gente del equipo de programadores que la creó?. 4) ocurren casos en los cuales, ni siquiera hay cuerpo técnico. Son los casos en los que usted importa directamente el producto. Importará también un técnico que le explique como implementarlo?

alternativa 3 : conseguir un software nacional. Hay mucha oferta y muy variada. Nuestra empresa ofrece soluciones, y usted la ha encontrado... por Internet. Y por el mismo medio, usted puede sondear a las numerosas empresas nacionales para ver si tienen una solucion acorde a sus necesidades. No interesa si cubre el 75% de sus necesidades; lo que importa es que el otro 25% pueda cubrirse mediante reformas y ampliaciones a dicho sistema. En definitiva, encontrar un software bastante completo, que sea expandible y que la empresa que lo provee pueda tomarlo como base para modificarlo. Tendrá soporte en el país, será más económico que el extranjero... podrá negociar mejor los precios y condiciones de venta, tenerlos a mano en caso de nuevas reformas... además de una patriótica forma de apoyar a la industria nacional !. Pero bromas aparte, eliminará buena parte de los inconvenientes que le produce el implementar soft de gestión extranjero o depender de dependencias locales poco capacitadas. Sepa que su sistema de gestión es una máquina de intenso desgaste, que precisará mantenimiento o soporte eventualmente y que este deberá ser eficiente, a mano y local, ya que en dicho software se encuentra información que vale mucho dinero: todos los datos de su empresa.